في عالم الأعمال سريع التغير اليوم، تُعدّ إدارة الأصول بدقة وكفاءة أمرًا بالغ الأهمية. وقد سهّلت تقنية تحديد الهوية بموجات الراديو (RFID) عملية تتبع الأصول، والجهات الحكومية ليست استثناءً من ذلك. وتكتسب أنظمة تتبع الأصول بتقنية RFID، المستخدمة في تسجيل الدخول والخروج، وتتبع الأصول، ومسح الهوية، وإدارة المخزون، وتتبع المستندات، وإدارة الملفات، شعبية متزايدة بين الجهات الحكومية.
تُعدّ ماسحات وبطاقات RFID بتقنية الجيل الرابع الحل الأمثل لإدارة الأصول بكفاءة. فبفضل هذه الماسحات، تستطيع الجهات الحكومية تتبّع أصولها بسهولة في مواقع متعددة. صُممت هذه الماسحات، المزودة بأحدث التقنيات، لتسهيل عملية تتبّع الأصول وإدارتها.
إحدى المزايا الهامة لـماسحات ضوئية بتقنية RFID تعمل بنظام Android 4G من FEIGETEتتمثل أهميتها في أنها تتيح إجراءات تسجيل دخول وخروج سريعة وموثوقة. صُممت الماسحات الضوئية لقراءة علامات RFID المُثبتة على الأصول، مما يضمن عدم وجود مجال للخطأ البشري. تُعد هذه الميزة بالغة الأهمية للجهات الحكومية التي تتعامل مع معدات حساسة، إذ تُساعد على تحديد الأصول بسرعة وتجنب أي إساءة استخدام محتملة.
يستخدم نظام تتبع الأصولماسح ضوئي بتقنية RFID يعمل بنظام Android 4G من FEIGETEيُعدّ هذا مزيجًا رائعًا. تُمكّن هذه الماسحات الضوئية الجهات الحكومية من تتبّع أصولها بسهولة، بدءًا من الأشياء الصغيرة كالدبابيس وصولًا إلى الأشياء الأكثر تعقيدًا كالمركبات والمعدات التقنية. تستطيع الماسحات الضوئية تحديد مواقع الأصول والجهة المسؤولة عن استخدامها، مما يجعل إدارة الأصول في غاية السهولة.
يُعدّ مسح بطاقات الهوية وظيفة أساسية للجهات الحكومية المعنية بإدارة شؤون الموظفين. تقوم هذه الماسحات بمسح بطاقات هوية الموظفين بسرعة وتتبع تحركاتهم، مما يُمكّن الإدارة من مراقبة حضورهم وانصرافهم بسهولة. وتُعدّ هذه الميزة مفيدة بشكل خاص للجهات الحكومية التي تحتاج إلى الالتزام الصارم بلوائح حضور الموظفين وانضباطهم.
يُعدّ تتبّع المستندات وظيفة أساسية للجهات الحكومية التي تتعامل مع مواد حساسة. تُمكّن هذه الخاصية المؤسسات من تتبّع حركة الملفات وضمان تأمينها بشكل سليم. تستطيع الماسحات الضوئية رصد إخراج المستندات من أماكنها المخصصة، مما يُسهّل تحديد هوية من أخذها وتاريخ ذلك. تُساعد هذه الخاصية في منع الوصول غير المصرح به إلى المعلومات الحساسة.
في هذا الحل، يُستخدم قارئ UHF محمول باليد لجرد الأصول، حيث يمكنه قراءة معلومات العلامات الإلكترونية على الجهاز بسرعة، وإرسال هذه المعلومات إلى خادم مركزي للمعالجة عبر وحدة الاتصال اللاسلكي المدمجة. أما القارئ الثابت فيُستخدم للتحكم في الوصول، ويعتمد هوائيه على هوائي دائري الاستقطاب، مما يضمن التعرف على العلامات من زوايا متعددة.
تشمل الوظائف الأساسية للحل إدارة علامات RFID، وإضافة الأصول، وتغييرها، وصيانتها، وإتلافها، واستهلاكها، واستعارتها، وتخصيصها، وإنذار انتهاء صلاحيتها، وما إلى ذلك. بالنسبة لكل أصل ثابت، يمكنك الاستعلام عن جميع المعلومات المتعلقة بالأصل من الشراء، ووضعه في الاستخدام، إلى إتلافه.
1) وظيفة إدارة العمليات اليومية للأصول
يشمل ذلك بشكل أساسي العمل اليومي المتمثل في إضافة الأصول الثابتة وتعديلها ونقلها واستعارتها وإعادتها وإصلاحها وإخراجها من الخدمة. كما يمكن إرفاق صورة لكل أصل ثابت، مما يسهل عرض صور الأصول القيّمة.
2) سمات مخصصة إضافية للأصول
إضافةً إلى السمات العامة للأصول (مثل تاريخ الشراء والقيمة الأصلية)، قد يتطلب الأمر تسجيل سمات فريدة لكل نوع من المعدات، كالألوان والمواد والمنشأ بالنسبة للأثاث، وللمعدات المتوسطة والكبيرة. وقد تشمل هذه السمات الوزن والأبعاد، وغيرها. وتختلف خصائص الأصول باختلاف أنواعها.
3) إدارة العلامات
وفقًا للأصول الثابتة المختارة، يتم إنشاء الملصقات التي يمكن لصقها على الأشياء المادية للأصول الثابتة تلقائيًا، بحيث يتم توثيق كل عنصر بشكل جيد.
4) وظيفة الجرد
أولاً، قم بتنزيل جميع معلومات أصول القسم المراد حصرها إلى الجهاز المحمول، ثم امسح الأصول الثابتة ضوئياً واحداً تلو الآخر. في كل مرة يتم فيها مسح عنصر ضوئياً، ستظهر معلوماته على الجهاز. أثناء عملية الجرد، يمكنك مراجعة تفاصيل العناصر التي لم يتم حصرها على الجهاز المحمول في أي وقت.
بعد اكتمال عملية جرد المخزون، يمكن إنشاء قائمة أرباح المخزون وقائمة المخزون وجدول ملخص المخزون وفقًا للقسم أو القسم أو حتى رقم الغرفة.
5) استهلاك الأصول
تُستخدم طرق متنوعة لحساب الإهلاك، وتُطبق معادلات إهلاك مختلفة على المعدات المختلفة لحساب تكلفة الإهلاك. يتم سحب الإهلاك الشهري للأصول الثابتة، وطباعة تقرير الإهلاك الشهري، كما يمكن إدخال الإهلاك وتعديله يدويًا.
6) إيقاف تشغيل الأصول
يمكن طباعة نموذج طلب الخردة من النظام، ويمكن استخدام هذه الورقة كمرفق لإتمام عملية الموافقة على الخردة على منصة مكتب الجمارك. كما يمكنك التسجيل والاستعلام عن معلومات بيع الأصول.
7) الاستعلام عن الأصول التاريخية
بالنسبة للأصول المُلغاة والمُستنفدة، يقوم النظام بتخزين معلومات هذه الأصول بشكل منفصل في قاعدة البيانات التاريخية. ويمكن الاطلاع على جميع السجلات طوال دورة حياة هذه الأصول. وتتمثل ميزة ذلك في أن الاستعلام عن الأصول التاريخية أسرع وأكثر ملاءمة؛ بالإضافة إلى سرعة استرجاع المعلومات ذات الصلة بالأصول قيد الاستخدام.
8) تقرير الأصول الثابتة الشهري
وفقًا للوحدة والقسم والوقت والشروط الأخرى، استعلم عن التقرير الشهري (السنوي) للتصنيف والإحصاءات، والتقرير الشهري لزيادة الأصول الثابتة في هذا الشهر، والتقرير الشهري لانخفاض الأصول الثابتة في هذا الشهر، والتقرير الشهري لاستهلاك الأصول الثابتة (التقرير السنوي)، ووفر وظيفة الطباعة.
9) استعلام شامل عن الأصول الثابتة
من الممكن الاستعلام عن قطعة واحدة أو مجموعة من الأصول الثابتة، وتشمل شروط الاستعلام فئة الأصل، وتاريخ الشراء، والمشتري، والمورد، وقسم المستخدم، وصافي قيمة الأصل، واسم الأصل، والمواصفات، وما إلى ذلك. ويمكن تصدير جميع تقارير الاستعلام إلى Excel.
10) وظيفة صيانة النظام
يتضمن بشكل أساسي تعريف تصنيف الأصول، وتعريف طريقة الخروج (تشمل طرق الخروج التخريد، والخسارة، وما إلى ذلك)، وتعريف طريقة الشراء (الشراء، والتحويل من جهة أعلى، والتحويل من جهة نظيرة، والهدية من وحدات خارجية)، وتعريف المستودع، وتعريف القسم، وتعريف أمين الحفظ، وما إلى ذلك.
المزايا:
مزايا البرنامج وخصائصه
1) يتميز النظام بأكمله بخصائص التعرف السريع عن بُعد، والموثوقية العالية، والسرية التامة، وسهولة التشغيل، وسهولة التوسع. كما يمكن لنظام تحديد الأصول العمل بشكل مستقل دون الاعتماد على أنظمة أخرى.
2) إنشاء ملفات أصول مسجلة آمنة وموثوقة، وتعزيز الرقابة على الأصول باستخدام التقنيات المتقدمة، وتخصيص الموارد بشكل رشيد، والحد من هدرها، ومنع فقدانها. يُمكن من خلال ذلك تحديد وجمع وتسجيل وتتبع بيانات الأصول (الأصول المزودة بعلامات إلكترونية) الداخلة إلى المحطة الأساسية (المكتبة) والخارجة منها بكفاءة ودقة، لضمان الاستخدام الأمثل للأصول.
3) وفقًا للوضع الراهن، ينبغي معالجة مشكلات الفوضى والاضطراب وضعف الأداء الفوري في إدارة الأصول. لذا، يجب توفير منصة رقمية متطورة وموثوقة وقابلة للتطبيق للتعرف التلقائي على الأصول الواردة والصادرة وإدارتها بذكاء، بما يُسهم في تحسين قدرة الشركة على إدارة أصولها الداخلية بشكل فوري وديناميكي.
4) الاستفادة الكاملة من تقنية RFID ووظيفة الإرسال اللاسلكي عن بعد GPRS لتحقيق التناسق في الوقت الفعلي لمعلومات تغيير الأصول ومعلومات النظام، وتحقيق المراقبة والتسجيل الفعالين في الوقت الفعلي لعمليات العمل بواسطة النظام الخلفي، بحيث يمكن للمديرين معرفة تخصيص الأصول واستخدامها في الوقت المناسب في المكتب.
5) يتم إدخال جميع بيانات الأصول دفعة واحدة، ويقوم النظام تلقائيًا بتقييم حالة الأصل (إضافة جديدة، نقل، خامل، خردة، إلخ) بناءً على البيانات التي تجمعها محطات القاعدة المختلفة وقارئات RFID الإقليمية. ويمكن الاطلاع على إحصائيات بيانات الأصول والاستعلام عنها عبر المتصفح.
